交換名片是人們社交中常用的一種介紹方式。名片是個人的身分、地位的象徵。在商業界中,交換名片是一個初次見面的基本禮儀。對商務人員來說,名片不但代表個人,還是所在組織形象的一個縮影。

    名片在中國始於秦漢時期,流行於唐朝,明清開始普及。古代稱作謁、名刺、名帖、手本等,是官員不可缺少的交際工具。而當今社會已被廣泛使用,起聯繫感情和業務往來的重要作用。

    早期的名刺、名帖都是親筆書寫的,其內容更像今天人們所用的「柬」,與名片還是有一些區別的,明清以後就「刻木印之耳」寫著姓名的小卡片。而西方則源自法國17世紀路易十四時期的「參訪卡」。

秦漢時期的名刺
 

   康有為自書的名片

   現代社會隨著名片使用日益廣泛,名片的用紙和設計都越來越講究,有些還印裝飾圖案和組織的標記,用以樹立和推廣企業形象。 名片的使用規範決不是個簡單的動作,該在什麼時候、什麼地點、向什麼人,怎樣遞送、接受、存放也要講究禮儀。

   在職場中,他人對你的印象往往來自你遞上的那張表明你身分的名片,所以,千萬別小看了你送出的名片。在現代職業場上,一張小小的名片可以起到你無法估量的作用。所以應該把它放在專用名片包裡,不能亂放,不能亂劃也不能弄髒。名片在製作上講究三個不,這個 “不”是為我們的 “臉”服務。因為名片是張臉,不能隨意塗鴉;涉外禮儀就講究個人隱私得保護,不在名片上隨意提供私宅電話;不提供兩個以上的頭銜。倘若一個名片上給的頭銜越多,就會給予別人用心不專的感覺。所以外國人身上會有好幾種名片,對不同的交往對象,使用的不同名片,顯示不同身分。

   商務類名片,必須考量所使用的語言,單面中英對照,或正面中文背面英文,因為英文主要便於與外國人交往,像澳門一般政府機關工作人員所使用名片是中葡對照,其實在商務或公務使用名片,還是加上英文,這樣的名片才能發揮其作用,以顯出國際城市的定位。

   公關類名片可在正面介紹自己,背面介紹組織,因為加一點點宣傳內容, 如所經營範圍,發揮公關類的名片其最大作用---廣告效應,使組織收到更大的社會效益和經濟效益。

   在交換名片時,出示名片也有一定禮節,一般是地位低的人先向地位高的人遞名片,男性先向女性遞名片。當對方不止一人時,應先將名片遞給職務較高或年齡較大者;或者由近至遠處遞,依次進行,切勿跳躍式地進行,以免對方誤認為有厚此薄彼之感。向對方遞送名片時,應面帶微笑,稍欠身,注視對方,將名片正對著對方,用雙手的拇指和食指分別握名片上端的兩角送給對方,如果是坐著的,應當起立或欠身遞送,遞送時可以說一些類似“我是某某,請多多指教。”之類的話。

   遞送名片應把握好時機,如對方正忙著最好別急著遞上名片;在遞送對方名片時,必須面帶親切的微笑且與對方有眼神交流。有些人就是目光遊移或漫不經心地單手送出名片,類似的場面,我在本澳社團宴會中見得最多。遞送名片是因為想認識對方或希望與對方有互動,如不注意禮節不但不能發揮名片真正的作用, 相反給予別人不禮貌不尊重的感覺。

   交換名片一般在以下情況出現:自我介紹或別人為你介紹時可出示名片;當雙方談得較融洽,表示願意建立聯繫時就應出示名片;當雙方告辭時,可順手取出自己的名片遞給對方,以示願意結識對方並希望能再次相見,這樣可加深對方對你的印象。名片上的名字面向對方,以讓對方看得清楚;而接受名片時,應盡快起身或欠身,面帶微笑,用雙手的拇指和食指接住名片的下方兩角,態度也要恭恭敬敬,使對方感到你對名片感興趣。而在接過名片後一定要看,以示尊重。最佳方法是讀一遍對方的頭銜,如碰到不會的字最好請教對方, 一方面避免讀錯名字,另一方面加深對方名字的記憶。

   然後鄭重地把名片放好,如開會就對方位置把名片排好在桌面,便於互動和交流;如是處於戶外活動就放入自己的口袋、名片夾或其它穩妥的地方。切忌接過對方的名片一眼不看就隨手放在一邊,也不要在手中隨意玩弄或在手上搓來搓去,否則會傷害對方的自尊,影響彼此的交往。有些朋友習慣在名片寫上對方特徵,以加深記憶時,那就必須記得寫正面的信息。

   到底怎樣向他人索取名片才符合禮儀規範?建議採用以下三種比較委婉方法:

1. 拋磚引玉法。把自己名片遞給他人,如他人地位身份高,你把名片遞給他,可能他跟你說聲謝謝。如真的期盼得到對方名片可以採用下面的 “以貴為尊法”。

2. 以貴為尊法。“很高興認識你,不知道能不能有幸跟您交換一下名片? ”這樣就是身分多高的人士都會禮貌跟你交換一下名片。

3. 保持聯絡法。“認識你非常高興,不知道以後怎麼跟你聯絡比較方便? ”對方一般都會給名片,以便往後聯繫。

  “來而不往非禮也”。接受名片後,如不能回敬對方。最好是向對方表示歉意,再如實說明理由:“不好意思,我的名片剛好用完了”,“抱歉今天沒有帶名片”,“很抱歉,我是新的上任,名片還在印刷中”。如果答應過會補寄對方名片的話,那就得言而有信,因為這樣不但對個人,就是對企業的誠信都會加分的。

  總之,人際關係和人脈的建立是從一張小小名片開始!

供稿人:

Luisa Cheang

匯賢國際禮儀及專業形象學院

www.facebook/luisacheangei

luisacheangei@gmail.com